Varför före pris

De flesta licensavtal förlängs som de är. Någon får en offert, priset ser ungefär ut som förra gången och avtalet skrivs under. Men en förlängning är ett av få tillfällen då du har ett läge att förhandla. Det är då du kan återbesöka strategin och se hur du kan bidra till något bolaget vill uppnå. Ett varför, innan ni pratar pris.

Varför:et blir grunden för förhandlingen, men också för kommunikationen. Det motverkar onödiga inköp, det blir enkelt att följa upp och det blir lättare att stå emot säljsnacket. För det kommer alltid att finnas anledningar till att avvika från planen.

Här är rutinen jag följer vid varje förlängning. Kopiera den rakt av.

Rutinen – från nuläge till varför

1. Nuläget

Gå igenom användningen: vilka licenser används faktiskt? Om ni inte har statistiken internt går det alltid att få ut den från leverantören.

2. Behovet

Fråga användarna om framtida användning. Då ser du om det finns en annan licens som de behöver. Gör en enkel enkät eller be om info via mail. Det kan ge en bra bild av behovet framöver och av vad man kanske till och med saknar.

3. Nyheterna

Titta parallellt på vad som har tillkommit sedan förra förlängningen. Be leverantören om en genomgång, så att du vet vad som är värt att ta med. Produkter förnyas och förbättras med nya funktioner som är bra att känna till.

4. Offerten på det ni har

Be om en offert på det befintliga. Då får du en baseline för vad det skulle kosta att förlänga som det är. Utöver det ser jag alltid till att få en rabatt på det priset, eller bättre villkor.

5. Städningen – och behåll rabatten

Var sträng med antalet licenser du bygger förhandlingen kring. Räkna bara de aktiva. Resten kan du ta bort från listan, men var snabb med att tilldela en licens när någon behöver den igen. Det är nu du har chansen att städa bort allt som inte används. Och rabatten ska vara kvar, även när antalet licenser blir färre.

6. Varför:et

När antalet licenser är fastställt, behovet insamlat och nyheterna genomgångna börjar du bygga en story kring vad ni vill köpa. Koppla den till ett företagsmål. Ett varför.

Fall 1: förlängningen hos den största leverantören

Här behövde jag först förstå nuläget om våra licenser, behovet framåt och vår kapacitet att rulla ut funktionerna. Det var otroligt svårt att få en bild av nuläget, eftersom ingen riktigt hade koll. Jag fick koordinera mycket av jobbet själv. Behovet framåt var också spretigt. Därför utgick jag från våra säkerhetsinitiativ. De blev grunden för vägen framåt med licenserna, och behoven fick vi på köpet.

Varför:et gav mig också ett läge i förhandlingen.

När planen var satt så hade vi ett tydligt nästa steg.

Jag visade ett realistiskt alternativ som hade minskat affären med ett par miljoner om året. Resultatet blev ett bättre pris på den licensnivå vi ville ha, och finansiering för att ta in leveranskapacitet för att genomföra införandet.

Rabatten i sig blev några procent. Räknar man in städningen och partnerstödet landar det runt fem procent.

Fall 2: direkt i stället för via mellanhand

Här såg jag över nuläget i användning och kostnader. Jag jämförde direktavtal med leverantören mot vad en återförsäljare kunde erbjuda. Direktavtalet gav bättre pris och fördelar utöver det kommersiella. Licensbehovet saknade en tydlig ägare, så jag gick igenom det och tog bort ett gäng användare för att få en lägre baseline. Underlaget landade på knappt 200 licenser, som vi dessutom paketerade så att vi fick mer funktioner för pengarna. Besparingen blev runt fyra procent.

Men en sak saknades: det fanns ingen koppling till ett företagsmål, bara pris och städning. I efterhand borde vi ha haft en. Det är alltid bra.

Ska man då alltid gå direkt och när ska man gå via en återförsäljare? Det beror på, och den frågan tar jag i en annan artikel framöver.

Skillnaden mellan fallen är poängen.

Frågor före förlängningen

Avslut

Du behöver inte göra allt. Tar du med dig en del av det som står här gör du skillnad, jämfört med att inte göra något alls.